意外と知らない、スプレッドシート活用方法

活用方法�@関数編

SQLみたいにデータ抽出・集計！QUERY関数

データ集計というと「VLOOKUP」関数が最初に思い浮かぶと思いますが、検索列より左の値を検索できなかったり複雑な条件を組み込むのが苦手なこともあるためVLOOKUP関数のみで集計しようとすると厳しい場合があると思います。そこでQUERY関数を使うことで、シート状のデータを様々な条件のもと、集計することが可能となります。

上記のような表データで東京支店のデータだけを抽出し、日付順に並べたい。または、支店別の売上合計と商品別売上合計を知りたい。となった場合

=QUERY(A1:E7, "SELECT A, C, D, E WHERE D = '東京' ORDER BY A")

と空いているセルに入力します。

 そうすると、「データ範囲A1:E7から、支店（D列）が'東京'である行を選び（WHERE D = '東京'）、日付（A列）で並べ替えて（ORDER BY A）、日付、商品名、支店、売上金額の列を表示しなさい（SELECT A, C, D, E）」という指示となり下記のように東京支店のデータが日付順に表示されます。

活用方法�Aテンプレート編

もうゼロから作らない！「テンプレートギャラリー」を使った社内専用テンプレート

「見積が部署ごとに異なって整合性が合わない！」「あの表の書式を流用したい！」といったことはどの会社でもよくあることではないでしょうか。スプレッドシートでは「テンプレートギャラリー」機能というものがあり新規作成する際にGoogle提案するテンプレートの他にユーザーがオリジナルでテンプレートを登録しておくことが可能です。

手順

1. Googleスプレッドシートのトップページ（新しいスプレッドシートを作成する画面）を開きます。

2. 画面上部に表示されている「テンプレートギャラリー」という部分を探し、クリックします。

3. [組織名]タブをクリックし、さらに[テンプレートを送信]をクリックします。

4. [スプレッドシートを選択]をクリックします。

5. テンプレート化したいスプレッドシートを選択し、[送信]をクリックします。

6. テンプレート登録完了

テンプレート化することで、作成者ごとにフォントやレイアウトの表記揺れを防止することができる他、作成スピードもアップするため業務効率化に繋がります！

活用方法�B進捗管理編

まるでガントチャート！「タイムラインビュー」で進捗管理が劇的に変わる！？

• タスクリストは作ったものの、全体のスケジュール感が掴みにくい…
• ガントチャートを手作業で作るのは時間がかかるし、更新が面倒…
• 誰がどのタスクをいつまでに行うのか、一目で把握したい！

このようなことを思ったことはないでしょうか。

スプレッドシートには「タイムラインレビュー」というタスクをまとめたリストをもとに簡単にガントチャートライクに見える化をしてくれる機能があります。

作成手順

1. 参照元となるリストを作成

• 必須項目は以下のとおり
• タスク名（例：資料作成、会議準備）
• 開始日
• 終了日（期日）

必須項目以外にあったほうが良い推奨項目は以下の通り

• 担当者
• ステータス（例：未着手、進行中、完了、保留）
• カテゴリ（例：企画、開発、広報）
• メモ（補足事項など）

2. 上記の表データ範囲（例：A1:F5）を選択します。

3.メニューバーの「挿入」をクリックし、「タイムライン」を選択します。

4. 「タイムライン」シートが生成されサイドバーから任意で[カードのタイトル]、[カードの詳細]、[カードのグループ]を設定します。

5. タイムラインの完成

参照元となっている表を更新することで、「タイムライン」に連動しステータスが更新されます。参照元の表でステータスごとに色付けをするとタイムラインにも色を付けることが可能です。

タイムラインシート自体を編集することはできませんが、専用ツールを使うこと無く使い慣れたスプレッドシートで簡単に見える化したいときには十分な機能と言えます。

まとめ

今回はスプレッドシートで意外と知られていない便利な機能の活用方法についてご紹介しました。

今回ご紹介したのはほんの一部にしか過ぎません。実際に触って色々試していただくことでみなさんの業務効率化につながりますので、ぜひ活用してみてください！